Bilaga 1: Överenskommelse om gemensamt personuppgiftsansvar

1. Innehåll

Denna överenskommelse reglerar det gemensamma personuppgiftsansvaret som förening eller distrikt har tillsammans med förbundet gällande behandling av personuppgifter. Varje juridisk person ansvarar själv för den behandling som ligger utanför det gemensamma ansvaret. Denna överenskommelse reglerar också förhållandet förening och distrikt sinsemellan.

Med gemensam behandling och gemensamt ansvar avses den behandling som görs i det gemensamma medlemsystemet dit förbundet och förening/distrikt har gemensam tillgång. Så fort uppgifterna har lämnat systemet ansvarar den juridiska person som hämtat uppgifterna själv för den vidare behandling en av uppgifterna.

2. Gemensam behandling

Den gemensamma behandlingen som det är ett delat personuppgiftsansvar för påbörjas när en medlems uppgifter har registrerats i det gemensamma medlemssystemet och både förbundet och aktuell förening/distrikt kan ta del av uppgifterna. Det innebär att den juridiska person som samlar in nya medlemsansökningar ansvarar för den behandlingen.

Så snart uppgifter skrivs ut eller sparas ner i digitalt format på annan plats utanför registret upphör det gemensamma ansvaret och det egna ansvaret för hanteringen tar vid.

3. Aktuell behandling och medel för behandling

Det medel som används för den gemensamma behandlingen är UNF medlemsregister. Den behandling som kan göras i systemet är: Uppgifterna kan läsas, ändras, tas bort, sökas fram, sammanställa listor, upprättas statistik på och användas för utskick.

4. Ändamålet med behandlingen

Ändamålet med denna behandling är att kunna administrera uppgifterna om våra medlemmar för att kunna föra ett medlemsregister, föra statistik, sammanställa rapporter till externa aktörer och kommunicera med medlemmarna dels i informationssynpunkt men också för att till exempel kunna sända ut begäran om att betala medlemsavgift och kalla till årsmöte samt erbjuda eventuella tjänster och produkter till medlemmarna. De fullständiga villkoren för behandlingen framgår av UNF:s integritetspolicy, unf.se/integritet

5. Regler för hur förening/distrikt får behörighet till medlemsregistret

Föreningar och distrikt ansvarar för att besluta om vilka som ska ha tillgång till medlemsregistret. Föreningar kan själva administrera sina behörigheter. För att få användarbehörighet krävs att personen bekräftar att hen tagit del av och förstått vilket ansvar som åligger hen.

6. Innebörd av det gemensamma ansvaret

Att vara gemensamt personuppgiftsansvariga innebär att den (individen) vars uppgifter vi hanterar gemensamt kan vända sig till vilken som av parterna för att begära någon av hens rättigheter enligt GDPR. Det innebär bland annat rätten att ändra uppgifterna, invända mot behandling eller få informationen om sig självn raderad. Det innebär också att om någon av parterna missbrukar uppgiftsbehandling i systemet som finns så kan individen vända sig med att skadeståndsanspråk till vilken som av parterna.

7. Så hanteras en begäran om rättelse, invändning eller radering

Den part som får in begäran ska skyndsamt se till att uppgifterna bli korrigerade i systemet. Om detta inte är möjligt att genomföra i förening eller distrikt ska kontakt tas med UNF:s kansli så snart som möjligt för att få hjälp med att lösa problemet.

8. Så hanteras ett skadeståndsanspråk

Om ett anspråk på skadestånd inkommer till förening eller distrikt ska detta så snart som möjligt kommuniceras med UNF:s generalsekreterare. Därefter görs en gemensam utredning om vad som hänt och ett gemensamt svar lämnas så snart det är möjligt.

Om ett anspråk inkommer till UNF centralt och avser en gemensam behandling i en förening/distrikt/ så kontaktar UNF:s generalsekreterare ordföranden/kontaktperson för den lokala verksamheten. Därefter görs en gemensam utredning om vad som hänt och ett gemensamt svar lämnas så snart det är möjligt.

9. Ansvar för det tekniska systemet

Förbundet har ansvaret för det tekniska systemet och problem som kan uppstå med det.

10. Ikraftträdande och ändring

Denna överenskommelse träder i kraft den 25 maj 2018. Ändring av detta avtal kan göras av UNF:s förbundsstyrelse och ska i så fall kommuniceras med övriga parter.