Bilda dig

Guide till utbyten

Publicerat 20 februari 2016

U U NF ingår i ett stort internationellt nätverk av nyktra ungdomsorganisationer. I Europa är de flesta nyktra ungdomsorganisationer anslutna till Active. Även utanför Europa finns det massor av organisationer som arbetar för en nykter värld. De är då ofta med i IOGT International.

Man kan göra ett utbyte i sin förening eller i ett distrikt. Det viktigaste är att ni vet vad ni vill få ut av ett utbyte. Ett bra utbyte ska vara roligt och socialt, men det är också viktigt att det ger en inblick i hur andra organisationer arbetar. Många nya idéer i UNF har kommit till på grund av idéer som UNF:are har hämtat hem från utbyten.

Att göra ett internationellt utbyte är både enkelt och kul, men kräver en del förarbete och efterarbete. Att planera och genomföra ett utbyte passar jättebra att göra som studiecirkel. Oavsett om ni gör en studiecirkel eller ej, kan det vara bra att utgå från guiden som kommer nedan.

Innan resan

Gör en planering

Framförhållning är A och O. Börja gärna planeringen ett halvår innan. Vilka ska vara delaktiga i utbytet? Vad vill ni göra? Ska ni hälsa på i ett annat land eller vill ni att en annan organisation ska komma till Sverige? Ska det vara tema värvning eller kanske barn i missbruksmiljö? Ska ni anordna seminarier eller läger eller ska ni bara åka och hälsa på?

Kontakta organisation

Oftast är det smidigast att göra ett utbyte med en organisation inom Active. Ta kontakt med dem för att se vad det finns för olika organisationer och vad de sysslar med. Känner ni redan till en organisation som ni vill ha ett utbyte med så be Active ta fram kontaktuppgifter.

Planera tillsammans med utbytesorganisationen

Ha gärna skypemöten när ni planerar tillsammans. Sätt gemensamma datum, formulera mål och syfte. Vad vill ni få ut av utbytet? Hur gör ni kontakten långvarig? Fördela uppgifter organisationerna emellan och bestäm vem som gör vad. Sätt deadlines för när biljetter ska vara bokade, lokaler ska vara fixade och liknande.

Gör en budget

Gör upp en budget. Hur många ska åka? Vilket färdmedel ska ni utnyttja? Var ska ni bo? Hur ska ni äta? Vad ska ni ha för aktiviteter? Ta reda på hur mycket alla dessa saker skulle kosta. Om ni ska resa till ett annat land kan det vara bra att prata med er utbytesorganisation vad allt kostar.

Sök pengar

Både inom och utom IOGT-NTO-rörelsen finns massor av pengar att hämta för ungdomar som vill gynna och skapa internationella relationer. Ofta ansöker en på våren eller hösten. Kolla vad som gäller för olika stiftelser. Skicka gärna med UNF:s verksamhetsberättelse och kanske en Motdrag när ni ansöker.

Justera budgeten

När ni fått svar på sina ansökningar och ni vet om det är möjligt att genomföra projektet och hur mycket pengar en har. Justera budgeten efter pengarna ni har fått. Om ni fått in mindre pengar än ni förväntade er – se över vad ni skulle kunna skära bort i programmet.

Börja boka

Boka resorna och boendet. Kolla upp vad som gäller med visum i landet ni ska till. Behöver man pass för att åka dit? Behöver man ansöka om visum innan man anländer? Se också till att spika ett fullständigt schema med er utbytesorganisation så att ni vet vad ni ska göra när ni kommer fram.

Inför resan

Skriv en packlista och skicka ut till alla deltagare. Se till att ha alla deltagares mobilnummer, kontaktuppgifter till närmast anhörig om något skulle hända, kontaktuppgifter till kansliet samt en utskriven kopia av UNF:s krishanteringsplan. Glöm inte att anmäla eventuella allergier eller specialkost till hotell, flygbolag och liknande.

Åk iväg! Ha superkul!

Glöm inte att se till att alla kommer säkert dit och hem. Det är alltid tråkigt att slarva bort någon i ett annat land… 🙂

Efter resan

Spara kvitton

Samla kvitton från allt ni betalar under resan – det kommer behövas för den ekonomiska redovisningen efter resan.

Utvärdering

Ha utvärdering så fort som möjligt efter hemkomst. Träffas gärna och utvärdera eller ha en skriftlig utvärdering. Utvärdera med utbytesorganisationen. Hur var utbytet? Uppfylldes syftet? Vad var det bästa? Vad hade kunnat gå bättre? Vad ska ni tänka på till nästa gång?

Skriv rapport och ekonomisk redovisning

Skriv en rapport och en ekonomisk redovisning och skicka till de instanser som ni erbjudit att skicka det till eller som kräver det i kompensation för det bidrag de gett er.

Nästa steg

Vad är nästa steg? Kanske ska er nya vänorganisation komma och hälsa på i Sverige? Låt det inte gå för lång tid innan ni startar om planeringen på nytt.

Skaffa en pärm

UNF:are kommer och går och vill en ha ett långsiktigt arbete kommer samma person inte kunna arrangera utbytet år efter år. Därför är det bra att upprätta en pärm med information om utbytet. Vem som helst ska kunna använda pärmen och fixa med allt utan att ha tidigare erfarenhet. Bra att ha i pärmen:

Budget
Ansökningar
Schema
Meny (hur mycket ska en handla för till exempel 20 personer)
Lista med sponsorer (vilka som brukar sponsra, privatpersoner och affärer, företag)
Ekonomisk redovisning
Deltagarlista
Hjärt- och lungräddning/Första hjälpen
Lista på bra kontaktpersoner
Prislistor (på vad lokal/busshyra går på)