Ekonomipaket

Ekonomi
På föreningsårsmötet väljs revisorer och ersättare. Deras uppdrag är bl.a. att se till ekonomin samt hur styrelsen skött arbetet kring både ekonomi samt beslut från årsmötet. Styrelsens protokoll, verksamhetsberättelse, ekonomiskrapport, balans- och resultaträkning, bokföringspärmen, årsmötesprotokoll, budget och arbetsplan ska revisorerna få för att kunna kolla ordentligt.

Efter granskningen lämnas en revisionsberättelse till årsmötet. I denna föreslår revisorerna ombuden att antingen bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte bevilja ansvarsfrihet beroende på utfallet i revisionen. Om det saknas pengar eller kvitton så att revisorerna misstänker att styrelsen inte skött ekonomi på ett bra sätt så kan revisorn rekommendera årsmötet att inte ge ansvarsfrihet för att då kunna undersöka ärendet mer.

Här finns en mall till en revisionsberättelse

Vid årsmöte
När ombuden på årsmötet ska granska hur styrelsen har arbetat kollar man på vad som har använts mot det som budgeten säger. Den ekonomiska redovisningen till årsmötet bör alltså bygga på samma modell som den budget som årsmötet antog året innan. På så vis kan det vara lättare att avgöra om posterna i det nya budgetförslaget är realistiska. Tänk på att göra ekonomin på årsmötet enkel och visualiserad så att alla förstår, ni kanske kan bygga upp budgeten eller föregående årsresultat med kexchoklad, lego, glassbåtar eller läskburkar? Eller så kan ni ladda ner och skriva ut våra fejk-pengar som vi gjort, länk här. Då kan ni sätta upp de på en whiteboard-tavla så det blir tydligt vart pengarna går.

Ekonomiska berättelsen innehåller både resultat- och balansräkning men även en text om varför det ser ut som det gör. Saker som är bra att ta upp är om ni gått minus mer än budgeten, förklara då varför – har ni haft mer kostsam verksamhet? Fått för lite bidrag?. Har ni gått plus mer än budgeterat, förklara då också varför – har ni haft för lite verksamhet? Fått in mera bidrag?

Externa bidrag
Stödfunktion
UNF erbjuder distrikten och föreningarna stöttning i att söka finansiering genom Tredje sektorn. Läs mer här.

Kommunala bidrag
Det finns ofta ett föreningsbidrag i kommuner som ni kan söka. För att ta reda på hur ni gör kontakta er kommun via deras webbplats, telefon eller besök kommunhuset. Om ni inte vill/vågar ta kontakt kan en verksamhetsutvecklare, distriktsstyrelsen eller en iggis , annars kan ni vara flera från styrelsen som går till kommunhuset och frågar i receptionen.

När kommunbidrag söks ska det göras på så korrekt svenska som möjligt. Förklara utförligt vad det är ni söker till och vad ni är för typ av förening. Det finns många olika former av bidragsökningar, kolla upp vilket system din kommun använder och hur de vill att ni redovisar det.

Fonder
Det finns gott om fonder och stiftelser som UNF på något vis kan använda sig av. En del fonder ger bara pengar till verksamhet med internationell anknytning, såsom utbyten och studieresor. Andra fonder kanske bara ger pengar till utbildningar och kurser. Detta ställer lite extra krav på den som skriver en ansökan, man måste hitta en fond eller stiftelse som ger bidrag till just det man tänkt syssla med. När de får in ansökningar så är det absolut första de gör att sortera bort dem som inte är inom fondens eller stiftelsens område, det vore ju tråkigt att gå miste om möjligheten att få bidrag redan i början!

Förklara vad UNF är
Eftersom ansökningen skrivs till någon som inte är engagerad i UNF är det extra viktigt att det är tydlig vem som skrivit ansökan och vad det innebär att det är en UNF-förening som söker. Att vi är Ungdomens Nykterhetsförbund säger ju en del, men att dessutom ha med vår vision i ansökan säger ännu mer. Vad som kanske är självklart för oss är väldigt sällan självklart för de som sitter och beviljar ansökningar, därför lönar det sig ofta att vara extra tydlig.

Ett tips till en kort förklaring av UNF:s syfte skulle kunna vara:
UNF är en organisation av medlemmar, för medlemmar. Här får unga växa och utforska sitt engagemang. Genom föreningsverksamhet finns möjligheter och utrymme att utbilda sig, utbilda andra och göra världen till en bättre och nyktrare plats.

Korrekturläs!
Ett bra sätt att få till ansökningar, vare sig de är externa eller inte, är att skicka dem till någon annan för att bolla och få feedback på det man skrivit. Genom att låta någon annan läsa kan både stavfel, missar och otydliga formuleringar undvikas.

Var hittar man fonder?
Några fonder som passar UNF finns här.

Interna bidrag
Både föreningar och distrikt kan söka bidrag från UNF. I det här dokumentet hittar du bidrag för både föreningar och distrikt.

Länk här

Under året
Mellan årsmötena är det föreningsstyrelsen som har ansvaret för ekonomin i föreningen. Därför är det viktigt att budgeten hela tiden följs upp för att ha koll på att ekonomin går ihop. Tänk på att styrelsen är som ett fotbollslag, alla har ansvaret för resultatet och hur det går. För att alla ska känna sig delaktiga krävs det att kassören som ska berätta för styrelsen hur det går gör det enkelt så att alla förstår, gör det visuellt med cirkeldiagram, bygg lego, sätt upp kostnader med godis – gör det förenklat och visuellt.

Under året är det viktigt att man tittar på när bidrag ska sökas.

Budget
En budget visar vad ni ska lägga pengar på i föreningen, budgeten beslutas på årsmötet. Det är viktigt att alla aktiviteter i arbetsplanen som kostar pengar även finns med i budgeten.

Bra rubriker
I budgeten ska det finnas med intäkter och utgifter för året. Under intäkter listas de pengar som föreningen får in som exempelvis föreningsbidrag från UNF-förbundet och kommunbidrag. Utgifter är de kostnader som föreningen kommer ha under året.

Exempel på utgifter kan vara:
Styrelsemöten
Föreningsårsmöte
Bidrag för kurs
Föreningsaktivitet
Läger

För att beräkna en ny budget kan en idé vara att utgå från hur det såg ut förra året, vad ni har tänkt att ha i er arbetsplan då det kan vara en måttstock för vad som är en rimlig summa i den nya budgeten. Undersök vilka bidrag som är möjliga att söka, från UNF, kommunen och andra ställen.

Länk till exempelbudget

Bokföring/redovisning
Vem som bokför föreningens pengar skiljer sig åt mellan föreningar. Det kan vara kassören i föreningsstyrelsen, distriktets kassör, en iggis (medlem i IOGT-NTO) eller någon anställd som distriktet eller föreningen köper tjänsten av. Oavsett vem det är så har kassören ansvar för att hålla översiktlig koll på pengarna, men det är också allas ansvar i styrelsen att sköta ekonomin ansvarsfullt. Detta är viktigt och ett bra sätt att försäkra sig om att det blir rätt är att ta kvitton på allt som köps för föreningens pengar. Detsamma gäller vid privata utlägg för att sedan få ersättning från föreningen. Se till att bli en riktig kvittosamlare. Kvittona ska sedan redovisas och sättas in i en strukturerad bokföring.

För att enkelt följa era pengar så finns här en mall för en bokföring i excel, den går även att använda i google sheet.
Här finns en mall för att redovisa kvitton till distriktet.
Här finns en mall för att redovisa bilkörande till distriktet.